Выпуск облачной неквалифицированной электронной подписи в Lexema-ECM администратором

Общее описание

Система "Lexema-ECM" поддерживает выпуск усиленной облачной неквалифицированной подписи (УНЭП) пользователям системы и подписание ей документов. Более подробно про УНЭП можно узнать в разделе Виды электронных подписей.

Схематично процесс выпуска УНЭП выглядит следующим образом:

Сертификат электронной подписи (ЭП) может быть выпущен как администратором системы, так и самим пользователем. Более подробно про выпуск сертификатов ЭП для себя можно прочесть в разделе Выпуск облачной неквалифицированной электронной подписи в Lexema-ECM пользователем.

На проекте реализована возможность запрета самостоятельного выпуска сертификата пользователем, если он не оформлен в системе, как подключенный к КЭДО. Для этого в настройках учетной политики предприятия настройте константу ВыпускНЭП_ЗапретитьБезДатыПереходаНаКэдо со значением 1.

Для выпуска сертификатов УНЭП и привязки их к пользователям администратору системы необходима роль ECM_DigitalSignature.

Примечание

Если лимит по количеству выпускаемых сертификатов достигнут, то кнопка по выпуску сертификатов в панели документооборота автоматически скрывается. Лимит устанавливается в глобальных настройках.

Настройки в системе для выпуска УНЭП Контур

Усиленная неквалифицированная электронная подпись – это две уникальные последовательности символов, связанные между собой: ключ электронной подписи (закрытый код) и ключ проверки электронной подписи (открытый код). УНЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись действует только между участниками электронного документооборота (например, в случае с сервисом Личный кабинет такими участниками будут сотрудник и работодатель). УНЭП можно подписывать юридически значимые документы (договора, дарственные и пр.), если участники электронного взаимодействия дали на это согласие.

СКБ Контур является удостоверяющим центром по выпуску сертификатов электронных подписей. Идентификация получателя подписи происходит с помощью портала Госуслуги через Госуслуги либо через очное подтверждение заявителя в удостоверяющем центре.

Для настройки необходимо в настройке учетной политики настроить константу ВыпускНЭП_Контур со значением 1. В развернутой форме документооборота во вкладке "Электронные подписи" будет отображена кнопка по выпуску сертификата УНЭП Контур.

Warning

Обязательным условием для успешной идентификации сертификата через портал Госуслуг является правильное заполнение следующих полей в справочнике "Физические лица":

1) ФИО 2) Дата рождения 3) СНИЛС 4) ИНН 5) Серия и номер паспорта, дата выдачи, код подразделения 6) Адрес места рождения (как в паспорте)

Выпуск УНЭП администратором системы

Для выпуска сертификатов УНЭП пользователям необходимо в меню в поисковой строке ввести "Сертификаты пользователя (Лексема)" и выбрать его.

Откроется форма "Привязка сертификатов ЭП к пользователям", с помощью которой можно осуществлять выпуск сертификатов ЭП в Лексеме. Данная форма также доступна из формы "Управление пользователями".

Для создания нового сертификата ЭП необходимо выбрать организацию (по умолчанию заполнена текущая) из выпадающего в соответствующем поле , далее выбратьсоответствующего пользователя в поле "Кому" и нажать кнопку "Сформировать". После чего в табличной части отобразится список активных сертификатов пользователя (при наличии).

Так же в данной форме "Сертификаты пользователя (Лексема)" можно просмотреть на выбранном пользователе все когда либо выпущенные сертификаты. Для этого необходимо выбрать организацию в поле "Организация" и пользователя в поле "Кому", поставить галочку в строке "Показать все сертификаты" и нажать кнопку "Сформировать".

После чего сформируется список всех сертификатов. Сертификаты подкрашиваются в зависимости от их статуса:

Красные - отозванные сертификаты

Желтые - сертификаты с истекшим сроком действия

Белые - действующие сертификаты

Чтобы создать сертификат необходимо заполнить поля "Организация" и "Кому" после чего нажать на кнопку "Создать сертификат в Лексеме и привязать к пользователю".

При нажатии на кнопку запускается процесс по формированию ЭП, появятся уведомления, сообщающие о произведённых действиях и событиях в системе:

• Сертификат создан;
• Создана заявка на выдачу сертификата;
• Создано заявление;
• Создана расписка;
• Сертификат готов к использованию.

Если у пользователя не было созданных ранее сертификатов, новый сертификат будет выбран по умолчанию. Если у пользователя уже есть выбранный для подписи действующий сертификат ЭП, то, чтобы использовать для подписания новый сертификат, необходимо включить соответствующую опцию (поставить галочку) в поле "Выбрать".

Warning

В глобальных настройках системы можно настроить максимальное количество действующих (неотозванных) сертификатов в системе у каждого пользователя. Если лимит достигнут, создание сертификатов будет запрещено.

Note

Удалить из системы созданный сертификат нельзя, но он может быть отозван администратором системы. В этом случае сертификат будет недоступен для использования и участвовать в подсчете количества действующих сертификатов у пользователя не будет.

После этого пользователю будет необходимо распечатать заявление на выдачу и расписку в получении сертификата, подписать их "мокрой" подписью и отнести в отдел кадров либо подписать действующей ЭП, если такая есть.

После доставки подписанных заявления и расписки в отдел кадров, необходимо в соответствующем документе реестра "Заявки на выпуск сертификатов ЭП" отметить галочкой поле "Оригинал получен" и сохранить изменения. Прикладывать сканы соответствующих документов с подписями не требуется. Форма доступа пользователю у которого назначена роль hr_docflow_hr.

Чтобы настроить доступ к данной форме необходимо:

• Перейте в Меню - Администрирование - Система - Роли приложения. В столбце Идентификатор найти и открыть роль hr_docflow_hr. В блоке "Вложенные роли" нажмите кнопку добавить и в поисковой строке найти техническую роль ECPCertificateApplication_write.

• Зайти в Меню - Администрирование - Система - Настройка пользователя. В открывшемся реестре найдите пользователя, которому необходимо назначить доступ. Во вкладке "Документооборот" в блоке Настройка прав по подразделениям и подтипам документов. В типе документа выбрать "Заявки на выпуск сертификатов", выбрать подраздление по которому у данного пользователя будет фильтроваться реестр.

Работа с формой "Заявки на выпуск сертификатов ЭП"

Выпуск сертификатов ЭП происходит при помощи заявок на выпуск. Чтобы создать новую заявку или открыть существующую, необходимо в меню в группе "Администрирование", подгруппе "ЭП" выбрать пункт "Заявки на выпуск сертификатов ЭП".

Откроется реестр заявок. В реестре некоторые строки могут быть выделены красным цветом. Это означает, что сертификаты ЭП, выданные по этим заявкам, являются недоступными для использования.

В приложении реализована возможность копирования заявки на выпуск сертификата. Копирование может использоваться в случае, например, когда одна квалифицированная электронная подпись используется по доверенности многими сотрудниками. Для это нажмите на кнопку "Копирование заявки". В открывшемся окне необходимо выбрать организацию и пользователя, которому будет присвоен сертификат и нажмите "Копировать". Например, выбрать сертификат УКЭП Елизарьевой Екатерины Алексеевны и скопировать его для Денежной Екатерины Карловны.

В реестре появится заявка на выпуск сертификата Денежной Е.А.

Просмотр заявки на выпуск сертификатов

Пример заполненного документа "Заявка на выпуск сертификата ЭП" с выпущенным сертификатом выглядит следующим образом:

Во вложениях находятся 2 документа: "Заявление на выдачу" и "Расписка в получении сертификата ЭП". Необходимо распечатать их, подписать "мокрой" подписью и отнести в отдел кадров либо подписать действующим сертификатом ЭП, если такой есть.

Note

В расписке отображается qr-код для авторизации через мобильное приложение.

После доставки подписанных заявления и расписки в отдел кадров, необходимо в соответствующем документе реестра "Заявки на выпуск сертификатов ЭП" отметить галочкой поле "Оригинал получен" и сохранить изменения. Прикладывать сканы соответствующих документов с подписями не требуется. Форма доступа пользователю у которого назначена роль hr_docflow_hr. О том как настроить доступ можно ознакомиться выше.

Создание новой заявки на выпуск сертификата

Для создании новой заявки в реестре нажмите кнопку "Создать".

При создании нового документа обязательными к заполнению полями являются: "Пользователь", "ФИО", "ИНН", "Паспорт", "Эл. почта" и "Телефон". Для автоматического заполнения требуемых полей достаточно выбрать пользователя в поле "Пользователь". Тогда эти поля заполнятся автоматически данными из справочника сотрудников. Поля для электронной почты и номера телефона открыты для редактирования, так как именно они будут использоваться для работы с сертификатом ЭП. В поле "Тип ЭП" - указывается необходимый тип электронной подписи. Для выпуска сертификата нажмите соответствующую кнопку в панели инструментов".

При нажатии на кнопку запускается процесс по формированию ЭП, появятся уведомления, сообщающие о произведённых действиях и событиях в системе:

• Сертификат создан;
• Создана заявка на выдачу сертификата;
• Создано заявление;
• Создана расписка;
• Сертификат готов к использованию.

После выпуска сертификата автоматически заполняться поля "Номер", "Дата заявления на получение ЭЦП", "Дата расписки в получении ЭЦП", "Организация", "Отпечаток", "Дата выпуска сертификата".

После этого пользователю будет необходимо распечатать заявление на выдачу и расписку в получении сертификата, подписать их "мокрой" подписью и отнести в отдел кадров либо подписать действующей ЭП, если такая есть.

После доставки подписанных заявления и расписки в отдел кадров, необходимо в соответствующем документе реестра "Заявки на выпуск сертификатов ЭП" отметить галочкой поле "Оригинал получен" и сохранить изменения.

Автоматический выпуск сертификатов новым сотрудникам

На проекте возможно настроить автоматический выпуск сертификатов новым пользователям в системе. Для этого в планировщике задач необходимо настроить задачу "Выпуск сертификатов новым сотрудникам", и настроить константу ЭЦП_количество_дней_за_сколько_отправтить_заявку_на_перевыпуск с указанием количества дней по которому нужно проверять срок окончания сертификатов. Если она не задана, то по умолчанию количество дней = 5. Функция работает по следующему принципу: в случае если используется положение о КЭДО, то кандидаты подбираются если текущая дата больше либо равна дата перехода на КЭДО и есть логин в системе. В случае если положение о КЭДО не используется то по наличию логина в системе у сотрудника.

Warning

Необходимо чтобы на всех филиалах был заведен SchedulerUser с правами администратора, и назначенной ролью DssAdmin, иначе будет ошибка что нет прав на создание сертификата.

По каждому сотруднику создается заявка на выпуск сертификатов, со вложенными документами: распиской в получении и заявлением на выдачу сертификата.

Выводимый текст редактируется с помощью константы Информация_в_заявке_на_выпуск_сертификата

Автоматический перевыпуск сертификатов у которых заканчивается срок действия

На проекте возможно настроить автоматический перевыпуск сертификатов у которых заканчивается срок действия. Для этого в планировщике задач необходимо настроить задачу "Выпуск новых сертификатов, когда истекают сроки". В настройках учетной политики должна быть включена константа "ЭЦП_количество_дней_за_сколько_отправтить_заявку_на_перевыпуск", где указывается значение количества дней по которому нужно проверять сертификаты. Если текущая дата меньше даты окончания действующего ЭП либо равна константе - то по каждому работнику автоматически формируется документ "Заявка на выпуск" с новым выпущенным сертификатом, с заявлением на выдачу сертификата, распиской в получении сертификата.

Маршрут документа состоит из одного этапа, в котором вставляется сотрудник с действием - Подписать ЭП.

Отзыв сертификата

Отзыв УНЭП Лексема

Для отзыва сертификата электронной подписи необходимо выбрать соответствующую заявку в реестре и перейти в нее. В панели инструментов необходимо нажать на "Отозвать сертификат".

Во всплывающем окне необходимо проставить дату отзыва сертификата и нажать кнопку "Ок".

В панели инструментов появится информационное сообщение что сертификат отозван и код документа в реестре отозванных сертификатов. В связках автоматически добавляется ссылка на форму отозванного сертификата с заполненными данными.

При нажатии на "Печать" откроется автоматически печатная форма заявления на прекращение действия сертификата.

Отзыв УНЭП Контур

Процесс отзыва усиленной неквалифицированной электронной подписи Контур аналогичен отзыв УНЭП Лексема.

В форме отозванного сертификата необходимо нажать на "Заявления на отзыв" и выбрать "Сформировать заявление для отправки в контур".

Появятся информационные сообщения, после которых во вложениях автоматический сформируется заявление на отзыв в формате pdf.

Далее пользователю необходимо подписать действующей электронной подписью Контур данный отзыв сертификата. После этого на почту поддержки СКБ Контур автоматически формируется и направляется электронное письмо для отзыва сертификата.

Note

Электронная почта поддержки СКБ Контур kcr-support@skbkontur.ru указывается в константе Почта_ОтзывСертификата_Контур

После отзыва сертификата в СКБ Контур внутри заявки на отзыв сертификата автоматически проставляется "Отозван в Контуре"

Привязка сертификата к другому пользователю

Для перепривязки сертификата электронной подписи необходимо выбрать соответствующую заявку в реестре и перейти внутрь нее, чтобы выбрать нужный сертификат для отзыва. В панели инструментов необходимо нажать на "Привязать к другому пользователю".

Во всплывающем окне необходимо выбрать необходимо пользователя из выпадающего списка и нажать кнопку "Перепривязать".

После этого сертификата электронной подписи будет перепривязан к другому пользователю.

Не заполнен сертификат пользователя

Сообщение Не заполнен сертификат пользователя означает что у данного сертификата отсутствует отпечаток. Такой сертификат необходимо отозвать.

Не найдены данные пользователя

Сообщение Не найдены данные пользователя означает что данный пользователь не является сотрудником организации.